Genel müdürlere can simidi olacak benzersiz bir mali otel işletim paket sistem projesi
Bilgi çağında halen otellerde mali sistemin güçlü, faydalı, sistematik, pratik ve şeffaf olmasının sağlanamaması kabul edilebilir bir durum değildir. Otellerde mevcut muhasebe ve finans sisteminde çeşitli aksaklıklar ve sorunlar yaşanmaktadır.
Turizmdebusabah.com
/3.6.2008
Bunlar başlıca:
gelir-gider bütçesinin tutarsızlığı,
elemanların nitelik ve nicelik olarak yetersizliği,
depoların kontrolsüzlüğü,
envanter sayımlarının sağlıklı yapılamaması,
cost controlun giderleri tek tek irdeleyememesi,
zimmetlerin kontrol edilememesi,
gelirlerin iyi analiz edilememesi,
kaçakların tespit edilememesi,
alacakların ve ödemelerin yerine getirilememesi,
sözleşmelerin içerik dökümantasyonunun yapılmaması,
nakit akışı,
işletmenin şantiyeden kaynaklanan hesapların ve dış borçlarının karmaşası,
çalışma ortamının rahat olmaması,
pratik olunmaması,
iletişimin yavaş olması, insiyatif kullanılmaması,
departmanlarla ilişkilerin zayıf olması,
mutabakatların düzenli yapılamaması,
resmi kayıt ve işlemlerin sağlıklı işlenememesi,
yasal olmayan ve kayıt dışı işlemlerin yapılması,
gelir ve giderde çeşitli mali tabloların ve analizlerin açıklamalı yapılamaması,
işletim sisteminin yetersizliği ve işlemlerin manual takip edilmesi,
dosyala sisteminin düzensiz olması,
mevzuat değişikliklerinin ve piyasanın takip edilmemesi,
muhasebenin içe dönük yönetim anlayışı sergilemesi,
periyodik olarak muhasebenin dış denetçiler tarafından denetlenmemesi,
muhasebe yöneticilerinin performanslarının ölçülememesi,
iş dağılımının ve yetki-sorumluluğun iyi düzenlenmemiş olması,
genel müdürün muhasebenin işleyişi üzerinde hakim olamaması
genel müdür ile koordineli çalışma isteğinin olmaması ve bilgi akışının yapılmaması, firmalarla iyi ilişkilerin oluşturulamaması ve güvenin sağlanamamasıdır.
Bilgi çağında halen otellerde mali sistemin güçlü, faydalı, sistematik, pratik ve şeffaf olmasının sağlanamaması kabul edilebilir bir durum değildir.
Muhasebe departmanı işin tabiatı gereği hep maliyetlerin kısılmasından yanadır. Buna karşılık satış-ön büro-f&b - housekeeping departmanları hizmet kalitesini ve gelirleri artırmaya odaklanır. Genel müdür bu iki farklı işlevi üstlenen departmanları koordine etmek durumundadır. Muhasebe departmanı tesisin marka olma yolunda yapacağı tanıtım masraflarını ve yüksek fiyattan düşük doluluğu kabullenerek oda satış fiyatının indirilmemesi konusunda direnmeye karşı çıkar, genel müdür ve operasyonu eleştirir.
Otellerimizde genel müdür büyük sorumluluk alan ve her şeyden sorumlu tutulan kişidir.
Genel müdür şayet muhasebe-finans-cost-ratio'lar-mali analizler-mali kıyaslama raporları ve işleyişten uzak ise Türkiye gibi turizmden hemen olumsuz olarak en çok etkilenen sektörde başarılı olamaz. Bir genel müdür mutlaka bazı alanlarda yetersiz, donanımsız olabilir. Örneğin eğitimde, liderlikte, yöneticilikte, takım olmada, gelir yönetiminde, gider yönetiminde, satış'ta, f&b'de, ön büro'da, tanıtım'da eksiklikleri olacaktır. Her genel müdürün yönetim tarzı, mali beklentileri ve analitik yapısının farklı olması da doğaldır.
Genel müdür kalem kalem tüm departmanların maliyetlerini rapor olarak izleyebilmelidir. Cost control; bir tesiste gelir ve giderlerin her kaleminde ve aşamasında, her işlemin proses ve personel analizinde baştan sona kadar kontrollerin yapılarak, aksaklıkların-kaçakların-sistemsizliğin, yanlış uygulamaların, denetimsizliğin, ihmalin, zaman ve maddi kaybın, prosedür ve politikaların oluşturduğu sistemle işin ve görevin tanımlanması ve raporlama disiplini ile izlenmesi sonucu oto kontrollü kurumsal yapının oluşturulup,bunun neticesinde profesyonellik, uzmanlık, bilgi birikimi ile sürekli iyileştirmelerin ve toplam verimliliğin artırılması işlevidir.
Bu nedenlerle muhasebede verimliliği sağlamak için bütçe, kalite denetimi, kayıtlar, muhasebe prosedür ve standartları, işlemlerin doğruluğu, iş tanımlamaları ve yetki-görev dağılımı gibi iç kontrol yöntemlerinin etkin ve sürekli yapılması gereklidir.
Otelin toplam gelirler ve toplam giderleri arasında ilişkiyi gösteren kara geçiş analizi ve başa baş noktasının tespiti, bütçenin sürekli kıyaslanması, operasyon bütçesinden sonra nakit bütçenin çıkarılması, finansal ve faaliyet tablolarının karşılaştırılması gerekmektedir. İşletmenin swot analizinden sonra ileriye bakışını açıkça ortaya koyan bütçeler genel müdürlerin sorumluluğunda birinci derecede sorumlu kişilerle çeşitli istatistiki ve mali analizler ortaya konarak oluşturulmalıdır.
Otelcilikte projelendirme, inşaat ve işletme aşamalarında otel mühendisliği ve otel teknolojisi cost control'ü harekete geçirir. Otellerin mimari projelerinin yapımında tüm teknik alanların ve donanımların ince hesabı, en uygun konumlarının belirlenmesinde tecrübeli otelcilerin istihdam edilmesi durumunda fonksiyonel olmayan ve yeniden yapılması çok pahalıya mal olacak gereksiz maliyetlerden kurtulmak mümkün olmaktadır.
Dolayısıyla cost control otelin yatırım maliyetinden oda satış rakamına, personel maaşından reklam maliyetine, jet-ski kiralama ücretinden fuar maliyetlerine, animasyon programlarından kullanılacak kartuj sayısına kadar tüm gelir ve gider kalemlerinde aktif ve etkin olmalıdır.
Özellikle her şey dahil konseptinin genişleyerek uygulanmakta olduğu tesislerde yatak arzının talepten fazla olması nedeniyle satış fiyatlarının nispi olarak azaldığı, kar marjının sürekli düştüğü, otelciliğin cazibesini yitirdiği, rekabetin ve maliyetlerin bu denli artıp hayati önem kazandığı günümüzde gelir ve gider maliyetleri bir anda en öne geçmiş ve işletmelerin öncelikle odaklaştığı yönetim konusu olmuştur.
Aslında maliyetleri aşağı çekmekle birlikte satış fiyatlarını artırmak için de çalışmalar yapılmalıdır. Zira gereksiz ve israf olan maliyetlerin dışındaki olması gereken maliyetlerin aşırı aşağıya çekilmek istenmesi ile kalitenin düşmesi sonucu misafir memnuniyetsizliği gündeme gelecektir.
Her ay sonu işletmenin kendine göre düzenlediği ve merakla beklenen cost raporunda maliyetlerin beklenenden yüksek çıkması kadar düşük çıkması da sorun yaratır. Cost raporu müteakip ayın 1.haftasında hazırlandıktan sonra sıra birkaç gün de faaliyet raporunun hazırlanmasına gelir ki, müteakip ay yarılanır, yorumlamalar, öneriler, alınan kararlar derken bir ay daha geçer.
Mevcut otel işletim sistemi aracılığıyla otelin tüm gelirleri outlet bazında günlük sisteme işlenmekte, bugün-bu ay-bu yıl olarak kümülatif sonuçlar görülmektedir.
Burada önemli olan bu charge edilen gelirlerin tamamının zamanında tahsil edilmesidir. Gelire karşın gider kısmında ise farklı programlar ve işletim sisteminin farklı sonuçlarının sistematik olarak entegre edilememesidir. Sistemde giderler genelde ay sonunda belli olmakta, raporlanması da en az 8 - 10 gün daha zaman almaktadır. İşte mevcut muhasebe ve işletim sisteminde sorun budur. Giderler de gelirler gibi günlük sisteme girmeli ve her ikisi de mukayese edilebilmelidir. Buna uygun işletim sistemleri ve programları artık hayata geçirilmelidir. Genel müdürlerin tesise hakimiyetlerini engelleyen ve onların sık sık iş değiştirmelerine en önemli neden bu bilgi ve sistem eksikliğidir.
Günümüzde otellerde kullanılan bu otel işletim sistemlerini karşılaştırdığımızda her birinin tesisin konseptine göre farklı avantajları ve dezavantajları olduğu görülecektir. Her departman müdürü bu farklı sistemleri kendi branşlarındaki verimliliğine göre değerlendirmekte ve tercih etmektedir.Teknik servis'ten stok'a, g&r'den spa programına kadar değişik modülleri olan bu programlar genelde ön büro konusunda daha teferruatlıdır. Ancak bu programların muhasebe ile entegrasyonunda sorunlar yaşandığı, bundan dolayı salt muhasebe programları ile entegre oldukları da bilinmektedir. Önemli olan işletim sistemi firmasının sektörün sorun ve isteklerine yerinde ve zamanında uygun program desteği ve teknik destek vermesidir.
Günlük gelir raporunda oda gelirleri, pansiyon gelirleri, her bir outletten sağlanan yiyecek ve içecek gelirleri, tüm aktivite ve hizmet gelirleri, faaliyet dışı ve kira gelirleri, olağan dışı gelirler günlük-aylık ve yıllık olarak kümülatif toplanmaktadır. Bu gelirler oda başı ve kişi başı olarak da raporlanabilmektedir. Ayrıca milliyetlere göre, acentelere göre, oda tipine göre geceleme istatistikleri bu sistemin altında görülmektedir. Bu gelir kalemlerinin hangi odadan ve hangi outletten hangi saatte gerçekleştiği, ne kadar süre içerisinde oluştuğu analiz edilebilmektedir.
Gelişmiş raporlama teknikleri, esnek rapor ve analizler, departmanlar arasında hiyerarşik yapıda iletişim ve iş paylaşımı yönetim modüllerine sahip olan otel işletim sistemleri artık manager mobile sistemi ile genel müdürün uzaktan bile sisteme girmesini mümkün kılmaktadır. Ancak bu işletim firmaları yeni mali sistemin başarılı olması için muhasebe programlarında daha güçlü, sorunsuz entegrasyonlar sağlamalıdırlar.
Yeni mali sistemin oluşturulması çok önemlidir. Her genel müdür branşına ve birikimine uygun konularda daha fazla bilgilidir ve o konularda raporlara, analizlere ağırlık vermektedir. Oysa otelcilikte personel, teknik servis, housekeeping gibi departmanlarda çok önemlidir. Buradaki maliyetler ve giderler günlük görülebilmelidir.
Yeni mali sistem önceden iyi planlanmalı, hesap planlarına, işletmenin konseptine, işletmenin yönetim anlayışına uyum sağlamalıdır.
Günlük gelir ve gideri ortaya koyan yeni tutarlı bir işletim sistemine büyük gereksinim vardır. Otelin her gün açık kalmasının maliyeti bu sistemle Sabit giderler ve değişken giderler günlük olarak görülecektir.
Günlük giderlerde neler olmalıdır: Yiyecek-içecek giderleri(depodan çekilen ve kullanılan malzeme), personel ücretleri, personel sigorta –kesintiler ve vergiler tutarı, lojman- servis- kıyafet- iaşe giderleri, zaiyat giderleri, araç yakıt giderleri, temizlik malzeme giderleri, müşteri buklet malzeme giderleri, çamaşırhane giderleri, kırtasiye ve basılı evrak giderleri, çeşitli vergiler tutarı, reklam giderleri, enerji giderleri(su-elektrik-gaz-mazot), havuz kimyasalları giderleri, haberleşme giderleri, pazarlama giderleri, bakım onarım giderleri, genel yönetim giderleri, amortisman giderleri, yenileme giderleri, finansman giderleri, olağan dışı giderler, kira giderleri vs.
Otel gelirleri gün içinde otelin işletim sistemine işlendiği gibi giderlerde işlenmelidir. İşletim sistemlerinde bazı giderler günlük işlense de yiyecek-içecek-enerji-personel gibi giderler aylık bazda raporlanması günlük sisteme işleyişi engellemiştir. Outsourcing yapan firmalar günlük yiyecek- içecek- enerji giderlerini günlük takip etmektedirler. Bunları da sisteme dahil ettiğimizde yönetici her şeye daha fazla hakim olacak, başkalarından bilgi almak için zaman kaybetmeyecek, ay sonunu ay sonunda da müteakip ayda 5-10 gün raporları beklemeyecektir. Ay sonunda veya haftalık sistematik sayım ve işlemlerde günlük oluşabilecek farklar adjustment (ayarlama-düzeltme) yapılabilecektir. Kaldı ki normal işletim sisteminde bile gün kapanışından sonra çok gerekli görüldüğünde gün geri alınmakta ve değişiklik yapılmakta veya adjustment yapılmaktadır.
Giderler de gelirlerde olduğu gibi oda başına, kişi başına gibi değişik parametreler ve ratio'larla yetkililere büyük açılım sağlayacaktır.
Böylece genel müdür, mali işler müdürünün tüm işlemlerine vakıf olacak, en azından sorgulamasını daha isabetli yapacaktır.
Mali alt yapının sağlamlaştırılması ve genel müdürü süratle ve sağlıklı bir şekilde destekleyebilecek bir şekle dönüştürülmesi gerekmektedir.
Yeni mali sistem (komple mali işletim sistemi) otel işletim sistemleri yapan firma yetkilileri - otel mali müşavirleri - maliye yetkilileri, genel müdürler ve departman müdürleri tarafından detaylı olarak programlanmalı ve denemelerden sonra sisteme uyarlanmalıdır. Yeni mali işletim sisteminin resmen uygulanabilmesi için özellikle giderlerin faturalandırılmadan sisteme günlük işlenmesinin mali yönden yasal sıkıntıları ve ceza işlemi ile karşılaşılmaması için formüller ve yöntemler geliştirilmelidir.
Sezonun başlaması ile yoğun tempolu işte soluk almayan otel yöneticileri sezon öncesinde otelin başa baş noktasını, swot analizini, bütçesini, iş planlarını detaylı yapmalı ve yeni mali sisteme tüm bu verileri girmek zorunda kalmalıdırlar. Aksi halde yeni mali sistem devreye girmemelidir. Nasıl ki otel işletim sistemlerinde acente kontrat bilgileri, fiyatları, periyotları, çocuk yaşları, ödeme şekilleri vs. zamanında girmezse check-in yapılamıyor ve fiyat basılamıyorsa bütçeler, hedeflenen ratio'lar sisteme girilmek zorunda kalmalıdır.
Mevcut ön büro işletim sistemlerinde gece night auditor günün tüm işlemlerini bitirmeden ve sorgulamaları kontrol etmeden, işlemeden günü kapatamadığı gibi her departmanın gün kapanış işlemleri girilmeden gün kapatılması mümkün olmamalıdır.
Böylece her departman yetkilisi günlük olarak kendi işlemlerini ve rakamsal değerlerini bilecek, günlük-haftalık-aylık bütçesi ile karşılaştıracak, kaçak gibi göze batan değerlerle karşılaştığında anında haberdar olacak ve nedenlerini araştırabilecektir.
Dünya'da eşi olmayan, otelciliği ayağa kaldıracak ve bu kadar geniş kapsamlı bir işletim sisteminin bulunmadığı yeni mali sistemde, ''daily manager report'' (Günlük Müdür Raporu)nda detaylı gelirler (kişi başı - oda başı - bu gün - bu ay - bu yıl) dışında günlük nakit akış tablosu - kasa/banka mevcudu - günlük depolar tutarı - günlük personel sayısı ve ücret tutarı - günlük enerji masraf tutarı - günlük bakım onarım tutarı - günlük borçlulardan tahsilat tutarı ve kalan alacaklar tutarı - günlük ödemeler tutarı ve kalan borç tutarı - günlük toplam alımlar tutarı - günlük deporlardan çekimler tutarı - günlük havuz kimyasalları kullanım tutarı - günlük giderlerin kasa çıkış tutarı - günlük gelir ve gider toplamları ile fark tutarı - bu bilgilerden oluşan günlük cost raporu ve tutarı - günlük faaliyet raporu - günlük mizan - günlük bilanço oluşturulacaktır.
Bütün bu gelir ve giderler ile mali hareketlerden tüketim-üretim-gelir-satış-personel planlaması-verimlilik-teknik gibi konularda operasyonun kalitesi, başarısı, karlılığı ve standartlarının beklenen değerlerini ortaya koyan bütçelenmiş sistematik günlük ratio'lar ve raporlamalar oluşturulacak ve yeni mali bir tabloda gelir ve giderler anlaşılabilir şekilde formüle edilecektir.
Yeni mali sistemde stoklu ve mal çekimi yapılıp aynı gün tamamı tüketilmeyen departmanlarda standart reçeteler, tüketici sayısı bilgileri ile ve outsourcing firmalarının özellikle yiyecek-içecek-enerji tüketimi konularında uyguladığı tekniklerle kullanılmayan mal çekimleri düşülerek ortaya çıkan net maliyet sisteme işlenmelidir.
